特定技能外国人 受け入れまでの手続きの流れと注意点

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特定技能外国人 受け入れまでの手続きの流れと注意点

特定技能外国人を受け入れたい企業にとって、その流れや注意点を知ることは非常に重要です。この記事では、特定技能の基本情報から、受け入れ企業の要件や義務、実際の受け入れまでの流れ、注意点と対策までを詳しく解説します。

これから特定技能外国人を積極的に受け入れたいと考えている企業は、ぜひ参考にしてください。

要約

・特定技能外国人の受け入れにはいくつもの条件があり、受入機関側はそれらの雇用条件を整える必要がある
・支援計画の作成と数多くの在留資格の書類申請を行う必要があり申請が煩雑になりがち…
・外国人雇用を検討中ならば「登録支援機関」にサポートを依頼するのがベスト!
特定技能外国人を雇用するためには、いくつかの段階を踏む必要があります。まず、受入企業は特定技能外国人を雇用する資格があるかどうか確認する必要があります。次に、特定技能外国人の受け入れに必要な書類を揃えて申請を行い、整備を行ったら実際に受け入れることができます。
申請が受理されると、出入国在留管理庁から許可が下りるのを待ちます。許可が下りるまでの期間は、申請内容や書類の不備の有無などによって異なります。
許可が下りたら、特定技能外国人を実際に受け入れることができます。受入企業は、特定技能外国人の入国準備、住居の手配、日本語教育の実施などを行う必要があります。これら受入企業はきちんと整備を行ったうえで特定技能外国人を受け入れなくてはなりません。

詳しくは下記の「特定技能外国人を実際に受け入れるまでの流れ」でご紹介します。

外国人労働者の不足が深刻化する中、2019年4月に特定技能制度が創設されました。

特定技能制度は、大きく「特定技能1号」と「特定技能2号」の2つの在留資格に分かれています。「特定技能1号」は、外国人材の積極的な受け入れを図るために創設された資格で、最長5年間の在留期間が設けられています。

「特定技能2号」は、1号よりも高度な技術を保有している方が取得できます。その分在留期間に上限がないことが特徴で、そのほか家族の帯同や永久ビザが認められています。

特定技能制度は、外国人が特定の技能を活かして日本国内で就労することを可能にするもので、特定技能1号では12の業種が対象となっています。

※以前は、「14業種」でしたが素形材産業・産業機械・電気電子情報関連製造業が2022年4月26日に統合したことにより「12業種」に変更されました。

【特定技能1号の12業種】

  • 介護
  • ビルクリーニング業
  • 素形材産業・産業機械・電気電子情報関連製造業(2022年に統合)
  • 建設業
  • 造船・舶用工業
  • 自動車整備業
  • 航空業
  • 宿泊業
  • 農業
  • 漁業
  • 飲食料品製造業
  • 外食業

特定技能2号では、介護以外の11業種が認められています。

詳しくは、特定技能外国人を採用するメリットとはをご覧ください。

特定技能外国人を支援する機関として厚生労働省に申請をして認定を受けると、技能実習制度のような送り出し機関の関与なしに、直接外国人労働者を雇用することが可能です。ただし、認定を受けた企業には、受け入れ期間自体の基準を満たしているかや、外国人を支援するための体制が整っているかがまず問われます。

受け入れ企業側が特定技能外国人を受け入れるためには下記の要件をまず満たす必要があります。

  • 労働、社会保険、租税関係法令を遵守していること
  • 1年以内に非自発的離職者や行方不明者を発生させていないこと
  • 5年以内に出入国・労働法令違反がないこと 等

また、特定技能雇用契約の締結時には下記の条件が必要になります。

  •  報酬額が日本人が従事する場合の報酬の額と同等以上であること
  • 一時帰国を希望した場合、休暇を取得させること
  • 報酬、福利厚生施設の利用等の待遇で差別的取扱いをしていないこと 等

参考:出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領

特定技能外国人を受け入れる際には、受入機関の要件を満たしていない場合は、認定を受けられません。 また、そのほかにも受け入れ機関側としては労働条件に関する説明や生活オリエンテーションも行わなくてはなりません。これらの対応や書類の申請を怠ったり虚偽の報告を入れたりした場合、罰則が科せられる可能性もあります。

特定技能外国人を実際に受け入れるためには、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、受入機関側が雇用前に必要である手続きについて説明します。

特定技能外国人を雇用する前に、上記条件をクリアにしたうえで以下の準備が必要です。

  •   支援計画を作成し、実施する。
  •   在留資格の申請を行う。

これらの準備は、スムーズに特定技能外国人を雇用するために重要です。下記で詳しくご説明します。

1.支援計画の作成

特定技能外国人を円滑に受け入れるためには、雇用前に支援計画を作成し、実施することが重要です。支援計画は、外国人が安心して日本で生活・就労できるよう、雇用主が適切な支援を行うことを目的としています。

  1. 事前ガイダンス
  2. 出入国する際の送迎
  3. 住居確保・生活に必要な契約支援
  4. 生活オリエンテーション
  5. 公的手続等への同行
  6. 日本語学習の機会の提供
  7. 相談・苦情への対応
  8. 日本人との交流促進
  9. 転職支援(人員整理等の場合)
  10. 定期的な面談・行政機関への通報

支援計画は、外国人が日本で生活する上で必要な情報を提供し、不安やトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。雇用主は、計画内容をしっかりと理解し、計画に基づいて適切な支援を行うことが求められます。

支援計画には、生活面と就労面の両方の支援を含める必要があります。生活面では、住居の確保、生活費の管理、医療機関の案内、日本語教育の提供、文化や習慣の違いに対する理解などの支援が必要です。

就労面では、職場での安全衛生教育、仕事内容や職場環境の説明、技能向上のための研修、労働条件や社会保険制度の説明、日本語でのコミュニケーションサポートなどの支援が必要です。

2.在留資格の申請を行う

特定技能外国人を雇用する場合は、在留資格の申請が必要です。 申請先は出入国在留管理庁であり、以下の書類が必要です。

申請者本人の申請書類

・特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧表

・在留資格認定証明書交付申請書
・特定技能外国人の報酬に関する説明書

・特定技能雇用契約書の写し
・雇用条件書の写し

・賃金の支払

・雇用の経緯に係る説明書

・健康診断個人票

・受診者の申告書

・1号特定技能外国人支援計画書

・登録支援機関との支援委託契約に関する説明書

・二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類

※参照元:出入国在留管理庁「特定技能1号」に係る提出書類一覧表

受入機関が必要な書類

・特定技能所属機関概要書
・登記事項証明書
・業務執行に関与する役員の住民票の写し

・特定技能所属機関の役員に関する誓約書

・労働保険料等納付証明書(※初めての受け入れの場合)

・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書(事業主控)の写し「直近2年分」(または申告書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し)

(※受け入れ中かつ労働保険事務組合に事務委託していない場合)

・労働保険事務組合が発行した直近2年分の労働保険料等納入通知書の写し(または通知書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し)

(※受け入れ中かつ労働保険事務組合に事務委託している場合)

・社会保険料納入状況回答票(または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し)

・税務署発行の納税証明書

・法人住民税の市町村発行の納税証明書「直近1年度分」(※初めての受け入れの場合)
・法人住民税の市町村発行の納税証明書「直近2年度分」(※受け入れ中の場合)

・公的義務履行に関する説明書

※参照元:出入国在留管理庁「所属機関(法人)に関する必要書類

申請が認められれば、外国人は在留資格認定証明書を交付されます。 その後、外国人は在留資格認定証明書を持って、自国の日本大使館または領事館でビザを申請します。

在留資格の申請には時間がかかるため、余裕をもって準備することが重要です。 また、申請書類に不備があると、申請が却下される可能性があります。 申請書類の作成には、登録支援機関といった専門機関に相談することをおすすめします。

特定技能外国人を受け入れる際には、上記の要件以外にいくつか注意点があります。特定技能外国人を気持ちよく受け入れるため、安心して日本で働いてもらうためにはきちんと整った環境を用意してあげることが大切です。

日本語能力や技能レベルの確認

特定技能外国人は、業務遂行に必要な日本語能力や技能レベルを有していることが求められます。基本的には「特定技能1号」の取得にはN4レベル以上の日本語能力試験(JLPT)をクリアしていなければなりません。N4レベルとは、基本的な日本語を理解することができるレベルで日常生活の中で困らないレベルの読み書きや聞き取りができるレベルです。

生活支援

特定技能外国人にとって、母国とは異なる環境で生活することになるため、受入側の生活支援を行うことも重要です。住居探しや生活習慣の違いへの対応など、適切なサポートを行いましょう。

コミュニケーション

文化や言語の違いから、コミュニケーションが難しい場合があります。意思疎通を図る努力や通訳の活用など、円滑なコミュニケーションを図れるような仕組み作りをすることが大切です。

特定技能外国人の受け入れは、企業にとって大きなメリットをもたらす一方で、様々な注意点があります。これらの注意点と対策を理解し、適切な準備を行うことが求められます。

現在日本では人手不足を補うために外国人雇用を積極的に行っている業種・業態は数多くあるにもかかわらず、前述の通り申請書類が多かったり体制をきちんと整えなくてはならないなど、受入機関側に求められるハードルが高いというのが現実です。

そこで、外国人材雇用の課題をワンストップで解決する「登録支援機関」という支援機関に雇用までのプロセスを委託するという方法があります。

これには言語の壁や文化的差異、ビザ取得の手続きなども含まれますが特定技能外国人が安心してスムーズに生活ができるよう住宅確保のサポートや生活に必要な契約支援等までも登録支援機関がサポートします。

このようなサービスを利用することで、企業は効率的に優秀な外国人材を採用し、彼らが新しい環境に順応するための支援も提供できます。また、法律遵守や社内教育プログラムの設計といった複雑なプロセスもサポートされるため、企業は外国人材と共に成長し続けることが可能となるのです。

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