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在留資格「特定技能」は、人手不足が深刻な分野で即戦力となる外国人材を受け入れるための制度で、受け入れには複数の書類と多くの手続きが必要です。
本記事では、申請に必要な書類や手続きの流れについて、外国人本人と受け入れ企業それぞれの視点から詳しく解説します。
これから特定技能外国人の受け入れを検討している企業の方や、日本での就労を目指す外国人の方は、ぜひ参考にしてください。
- 在留資格「特定技能」の取得に必要な書類は？一覧で確認
特定技能外国人として日本に入国するためには、【在留資格認定証明書交付申請書】の提出が最も重要になりますが、他にも添付する書類が多くあります。
在留資格「特定技能」を取得するためには、外国人本人から「身分や経歴、必要な試験をクリアしていて、日本で働く要件を満たしているか？」を証明するための書類を揃えてもらう必要があり、企業側は「法律を守り、適正な労働条件・支援体制のもとで外国人を受け入れられるか？」を証明する書類の用意が必要になります。
外国人本人と受け入れ企業別に、主に必要になる書類を詳しくご紹介します。
【外国人本人】の必要書類一覧 |
①在留資格認定証明書交付申請 |
②パスポートの写し |
③顔写真 |
④履歴書 |
⑤試験合格証明書・技能実習修了に関する書類 |
⑥在留カードの写し（※すでに日本にいる場合） |
⑦住民票の写し（※すでに日本にいる＆住民登録している場合） |
⑧申請人名義の誓約書・申告書（必要に応じて） |
①在留資格認定証明書交付申請
出入国在留管理庁が定める公式の申請書で、特定技能取得以前に入国可否を審査する重要な書類です。
②パスポートの写し
本人が誰なのか、国籍や氏名・生年月日を確認するための「身分証明」としての役割があります。
③顔写真
在留カードに印字される本人確認用の顔写真として使われます。
④履歴書
これまでの学歴や職歴が「申請する特定技能分野にふさわしいか」1つの判断材料になります。
⑤試験合格証明書・技能実習修了に関する書類
必要な技能試験や日本語試験（N4以上）に合格していること、技能実習をきちんと修了していることを証明する役割があります。
⑥在留カードの写し（※すでに日本にいる場合）
日本ですでに在留している場合は、現在「どの在留資格で、いつまで日本に滞在できるのか」を証明することが必要になります。
⑦住民票の写し（※すでに日本にいる＆住民登録している場合）
日本国内での住所や、同居家族の有無などの基本情報を証明することが必要になります。
⑧申請人名義の誓約書・申告書（必要に応じて）
虚偽申請をしないことや、日本のルールを守って働くことなどを本人が約束するために、出入国在留管理庁側から提出を求められる場合があります。
【受け入れ企業】の必要書類一覧 |
①会社の登記事項証明書・法人番号確認書類 |
②直近期の決算書・損益計算書・貸借対照表 |
③雇用契約書（特定技能外国人との契約） |
④雇用条件書・労働条件通知書（日本人との同等性を説明） |
⑤受入れ機関の概要説明書 |
⑥支援計画書（登録支援機関を使わない場合は特に重要） |
⑦支援実施体制に関する書類（担当者の配置・日本語能力など） |
⑧社会保険・労働保険の加入状況を示す書類 |
⑨誓約書（法令遵守に関する誓約） |
⑩登録支援機関との委託契約書（外部支援機関を使う場合） |
①会社の登記事項証明書・法人番号確認書類
会社がきちんと登記されている正式な法人であることを証明するために必要になります。
②直近期の決算書・損益計算書・貸借対照表
会社の経営状態や支払い能力を確認し、継続的に給与を支払えるかどうかも、これら書類内容で判断されます。
③雇用契約書（特定技能外国人との契約）
外国人労働者だから日本人と待遇を変えることは制度のルール上禁止されています。
日本人労働者同様に仕事内容、勤務時間、給与、契約期間などの労働条件を明確にし、文書で残す必要があります。
④雇用条件書・労働条件通知書（日本人との同等性を説明）
同じ仕事をする日本人と比べて、特定技能の外国人だけ不当に低い待遇になっていないかを確認されます。
⑤受入れ機関の概要説明書
事業内容や従業員数など、どのような会社のどの部署で外国人を受け入れるのかを整理して示す必要があります。
⑥支援計画書（登録支援機関を使わない場合は特に重要）
生活オリエンテーションや住居探しのサポート、日本語学習の機会など、受け入れ後に行う支援内容を計画し、具体的にまとめて提示しなければいけません。
⑦支援実施体制に関する書類（担当者の配置・日本語能力など）
支援担当者の氏名や日本語能力、連絡体制などを示し、その会社が計画どおり支援を実施できる体制かどうかを問われますので、書類準備前に体制構築も必要になります。
⑧社会保険・労働保険の加入状況を示す書類
健康保険・厚生年金・雇用保険などにきちんと加入している“まともな雇用主”であることを証明する役割があります。
⑨誓約書（法令遵守に関する誓約）
当たり前のことですが、違法な手数料の徴収や不適切な働かせ方をしないことなど、会社として法令を守る必要があり、誓約書の提出を求められます。
⑩登録支援機関との委託契約書（外部支援機関を使う場合）
煩雑な書類管理や、多くの対応事項をサポートしてくれる外部機関にどこまで業務を任せるのか、その内容と報酬を明確にし、支援の責任範囲を整理して提示しなければいけません。
- 特定技能ビザ申請～受け入れまでの流れ（9STEP）
「特定技能」の申請から受け入れまでの流れを理解することは、スムーズに手続きを進め、外国人側の就労機会の確保、企業側は迅速に人材の確保、将来的にはさらなる企業成長に繋げることができます。
受け入れまでの流れを順を追ってご説明していきます。
Step1 外国人が試験に合格する／技能実習2号を修了する
外国人本人が、分野ごとの「特定技能評価試験（技能試験）」と「日本語試験（N4以上）」に合格、または関連する分野の「技能実習2号」を良好に修了します。
Step2 雇用契約の締結
受け入れ企業が、外国人と雇用契約を結び、労働基準法に則った、「給与」「勤務時間」「業務内容」などを決定します。事前ガイダンスや健康診断の実施も、ここで段取りしておきます。
Step3 1号特定技能外国人支援計画の策定（1号のみ）
特定技能1号で受け入れる場合は、「生活オリエンテーション」「住居探し」「行政手続き」など、外国人を支援する「支援計画書」を作成します。
Step4 入管に在留資格認定証明書（COE）を申請
受け入れ企業（または行政書士など代理人）が、地方出入国在留管理局に「在留資格認定証明書交付申請」をします。
申請では下記の書類もまとめて提出します。
- 雇用契約書
- 支援計画書
- 会社の書類
- 外国人本人の試験合格証など
Step5 在留資格認定証明書の受領
審査が通ると、入管から「在留資格認定証明書（COE）」が交付され、受け入れ企業側が受け取り、外国人本人に送ります。
Step6 査証（ビザ）を申請
外国人本人が、自国の日本大使館・総領事館でビザ申請を行い、Step5で発行されたCOEを提出します。
Step7 査証を受領
大使館等で審査が終わると、パスポートに「特定技能」の査証が貼られます。
Step8 入国
査証を持って日本に入国し、空港の入国審査で在留カードなどを受け取り、はじめて「特定技能」の在留資格が有効になります。
※外国人がすでに在留中の場合は、「在留資格変更許可申請」を行い、許可を受ける必要があります。
Step9 就労開始・各種届出
空港で上陸許可を受け、受け入れ企業で就労を開始します。
企業（もしくは登録支援機関）は受け入れ後も、定期的な届出を入管に行う義務があります。
- 特定技能ビザ申請における注意点
届出の抜け漏れに注意
特定技能外国人を雇う企業は、入管に対して定期的な報告・届出や、住所変更・退職時などの随時報告をしなければなりません。
この報告・届出を1度でも忘れたり遅れたりすると、「届出義務違反」として記録され、最悪の場合は新しい外国人の受け入れができなくなり、今いる外国人のビザ更新が認められなくなることもあります。
生活支援を軽視するとトラブル多発
特定技能外国人に対しては、生活サポートが義務ですが”形だけ”の簡易的なサポートになると、外国人が孤立し、突然の退職やトラブルが起こりやすくなります。
生活支援は「人材定着のカギ」として丁寧に対応することが大切です。
特定技能1号の在留期間5年上限に注意
特定技能1号の在留期間5年経過後は更新できず、帰国か特定技能2号への移行が必要です。
「あと何年働けるか」を把握しておかないと、急な人手不足や次の人材確保が間に合わなくなるため、長期的な人材計画を立て、継続雇用を希望する場合は必要書類なども準備しておきましょう。
- 申請・書類管理の工数を大幅カット【登録支援機関】という存在
特定技能の在留資格申請には、膨大な書類と複雑な手続きが必要です。
分野ごとに異なる必要書類、転職時や定期報告の追加書類、国土交通省関連の手続きなど、専門知識がないと対応が困難です。
【登録支援機関】を活用すれば、書類作成から提出まで一貫してサポートし、不備なく進行できます。人事担当者の負担を大幅に軽減し、本来業務に集中できる環境を実現します。
- 受け入れ～申請～定着まで伴走する【アセアンブリッジコンサルティング（ABC）】
アセアンブリッジコンサルティングは、特定技能外国人の受け入れから在留資格申請、就労開始後の定着支援まで一貫してサポートする登録支援機関です。
煩雑な書類作成や入管対応を代行し、定期届出の管理も徹底。さらに生活オリエンテーションや日本語学習支援など、外国人が安心して働ける環境づくりを実現します。人事担当者の負担を最小限に抑えながら、長期的な人材定着を目指す企業様に最適なパートナーとして、豊富な実績とノウハウでトータルサポートいたします。独自の内製ツールにより大規模のご依頼、管理においても対応可能です。
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